Persondatapolitik

 

Hos Forening VENforlag ønsker vi at arbejde med kunstig intelligens på en bevidst og ansvarlig måde, og det gælder også vores behandling af personoplysninger.

Vi indsamler og behandler kun de oplysninger, der er nødvendige for at administrere medlemskab, besvare henvendelser og drive foreningen på en ordentlig og gennemsigtig måde.

Vi anvender ikke markedsføring, tracking eller profilering, og vi deler som udgangspunkt ikke personoplysninger med tredjemand.

Nedenfor kan du læse, hvordan vi behandler personoplysninger i overensstemmelse med Databeskyttelsesforordningen (GDPR) og gældende dansk lovgivning.

 

Dataansvarlig

VENforlag
Laen Kærvej 2
8585 Glesborg
CVR-nr. 45351246
E-mail: venforlag@protonmail.com

Foreningen er dataansvarlig i henhold til Databeskyttelsesforordningen (EU) 2016/679 (GDPR) og Databeskyttelsesloven.

 

Hvilke personoplysninger behandler vi?

Foreningen behandler almindelige personoplysninger om:

  • Medlemmer
  • Tidligere medlemmer
  • Personer, der retter henvendelse til foreningen

Oplysningerne kan omfatte:

  • Navn
  • E-mailadresse
  • Telefonnummer
  • Oplysninger relateret til medlemskab
  • Indhold af korrespondance, herunder oplysninger som den registrerede selv afgiver via e-mail eller hjemmeside

Foreningen behandler som udgangspunkt ikke følsomme personoplysninger.

 

Formål med behandlingen

Personoplysninger behandles med henblik på:

  • Administration af medlemskab
  • Opkrævning og registrering af medlemskontingent
  • Kommunikation vedrørende foreningens aktiviteter
  • Besvarelse af henvendelser
  • Almindelig drift af foreningen

 

Retsgrundlag

Behandlingen sker på følgende grundlag:

  • Artikel 6, stk. 1, litra b (opfyldelse af medlemskab/kontraktforhold)
  • Artikel 6, stk. 1, litra f (foreningens legitime interesse i at administrere og drive foreningen)

 

Databehandlere og tekniske løsninger

Foreningen anvender e-mailtjenesten Proton Mail leveret af Proton AG (Schweiz).

Overførsel af personoplysninger til Schweiz sker på baggrund af EU-Kommissionens afgørelse om tilstrækkeligt beskyttelsesniveau i henhold til artikel 45 i GDPR.

Foreningens domæne og webhosting administreres via Netgiganten.

Disse leverandører behandler personoplysninger i det omfang, det er nødvendigt for at levere deres tjenester til foreningen.

 

Hjemmeside og cookies

Foreningens hjemmeside er udviklet i TYPO3.

Hjemmesiden anvender alene teknisk nødvendige cookies, som er påkrævet for, at siden fungerer korrekt. Disse cookies anvendes ikke til statistik, markedsføring eller profilering.

Foreningen anvender ikke cookies til markedsføring eller analyse.

Ved besøg på hjemmesiden registreres tekniske oplysninger såsom IP-adresse i serverens logfiler. Logfiler opbevares i en begrænset periode (typisk 30–90 dage) og slettes automatisk i henhold til hostingudbyderens standardprocedure. Oplysningerne anvendes udelukkende af hensyn til drift og sikkerhed.

 

Opbevaringsperiode

Personoplysninger opbevares:

  • Så længe medlemskabet består.
  • Efter ophør af medlemskab opbevares almindelige medlemsoplysninger i op til 2 år med henblik på dokumentation og eventuel genindmeldelse.
  • Regnskabs- og bogføringsmateriale, herunder oplysninger relateret til betaling af medlemskontingent, opbevares i 5 år i overensstemmelse med Bogføringsloven.

Henvendelser fra ikke-medlemmer slettes som udgangspunkt inden for 12 måneder, medmindre der foreligger et sagligt behov for længere opbevaring.

Oplysninger slettes eller anonymiseres, når de ikke længere er nødvendige.

 

Videregivelse

Foreningen videregiver som udgangspunkt ikke personoplysninger til tredjemand, medmindre det følger af gældende lovgivning.

 

Sikkerhed

Foreningen har truffet passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at beskytte personoplysninger mod uautoriseret adgang, tab eller misbrug.

Adgang til e-mail og medlemsoplysninger er begrænset til relevante bestyrelsesmedlemmer.

 

Den registreredes rettigheder

Registrerede personer har ret til:

  • Indsigt
  • Berigtigelse
  • Sletning
  • Begrænsning af behandling
  • Indsigelse
  • Dataportabilitet, hvor det er relevant

Henvendelse kan ske via foreningens e-mailadresse.

Anmodninger behandles hurtigst muligt og senest inden for 1 måned.

Klager kan indgives til:

Datatilsynet
www.datatilsynet.dk

 

Ændringer

Foreningen forbeholder sig ret til løbende at opdatere denne persondatapolitik.

Den gældende version vil altid være tilgængelig på foreningens hjemmeside.

Senest opdateret: februar 2026